Vorschlag Tagesordnung für die 27. ordentliche Mitgliederversammlung
Hier der Vorschlag des Vorstandes zur Tagesordnung:
TOP 0 Begrüßung durch den Vorstand
TOP 1 Vorstellung der Tagesordnung
TOP 2 Feststellung der Beschlussfähigkeit
TOP 3 Prüfung der Vertretungsbefugnisse (Wahlvollmachten)
TOP 4 Vorstellung des Rechenschaftsberichts 2023
TOP 5 Vorstellung des Finanzberichts 2023
TOP 6 Bericht der Finanzprüfer
TOP 7 Bestimmung des Wahlleiters
TOP 8 Entlastung des Vorstandes
TOP 9 Wahl des neuen Vorstandes
TOP 10 Diskussion und Abstimmung zu Änderungen der Satzung
TOP 11 Wahl der neuen Finanzprüfer
TOP 12 Verabschiedung und After-Show im bi-Club
Zu TOP 3
Nach §9 Absatz 9 unserer Satzung könnt ihr euch von einem anderen Mitglied auf der Versammlung vertreten lassen. Dazu ist ein schriftlicher Nachweis notwendig. Diese Vollmacht kann bis zum 10.02.2024 (Poststempel) an folgende Adresse geschickt werden:
Forschungsgemeinschaft elektronische Medien e.V.
Der Vorstand
Max-Planck-Ring 6d
98693 Ilmenau
Anträge zur Tagesordnung können gemäß Satzung bis drei Tage vor der Versammlung (also bis zum 10.02.2024) beim Vorstand eingereicht werden. Bei Vorschlägen, Fragen und Anmerkungen meldet euch beim Vorstand, am besten per E-Mail an vorstand@fem.tu-ilmenau.de.
Zu TOP 10
Folgende Änderungen der Satzung werden durch den Vorstand der FeM e.V. zur Abstimmung gestellt werden.
Vollständiger Wortlaut:
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§ 9 Abs. 2 der Satzung der Forschungsgemeinschaft elektronische Medien
Bisher:
"Die ordentliche Mitgliederversammlung findet mindestens einmal im Jahr in Präsenz oder in digitaler Form statt. Dabei ist auch eine Kombination beider Formen möglich."
Neu:
"Die ordentliche Mitgliederversammlung findet mindestens einmal im Jahr statt. Formen der Versammlung werden durch § 9 Abs. 12 näher bestimmt."
§ 9 Abs. 3 der Satzung der Forschungsgemeinschaft elektronische Medien
Bisher:
"Außerordentliche Mitgliederversammlungen werden auf Beschluss des Vorstandes abgehalten, wenn die Interessen des Vereins dies erfordern, oder wenn mindestens 5 % der Mitglieder dies unter Angabe des Zwecks in Textform beim Vorstand beantragen. Die außerordentliche Mitgliederversammlung kann entweder in Präsenz oder in digitaler Form abgehalten werden, auch eine Kombination ist möglich."
Neu:
"Außerordentliche Mitgliederversammlungen werden auf Beschluss des Vorstandes abgehalten, wenn die Interessen des Vereins dies erfordern, oder wenn mindestens 5 % der Mitglieder dies unter Angabe des Zwecks in Textform beim Vorstand beantragen. Formen der außerordentlichen Versammlung werden durch § 9 Abs. 12 näher bestimmt."
§ 9 Abs. 12 der Satzung der Forschungsgemeinschaft elektronische Medien
Neu:
12. Die zulässigen Formen der Mitgliederversammlung umfassen:
a. Die Mitgliederversammlung kann als Präsenzversammlung oder – sofern dem keine zwingenden gesetzlichen Regelungen entgegenstehen – als virtuelle Versammlung (digitale Form) einberufen werden, an der die Mitglieder ohne Anwesenheit an einem Versammlungsort im Wege der elektronischen Kommunikation teilnehmen und ihre Mitgliederrechte ausüben können.
b. Eine Kombination beider Formen (hybride Mitgliederversammlung) ist ausgeschlossen.
c. Eine Durchführung der Mitgliederversammlung bzw. eine Beschlussfassung auf elektronischem Weg ist bei Beschlüssen über die Auflösung des Vereins oder über die Änderung des Satzungszwecks unzulässig.
§ 9 Abs. 13 der Satzung der Forschungsgemeinschaft elektronische Medien
Neu
13. Für eine virtuelle Mitgliederversammlung (digitale Form) gilt:
a. Es gelten bezüglich Einberufung und Durchführung die gleichen Vorgaben wie für Präsenzversammlungen.
b. Die Nutzung jeder Art der Telekommunikation und Datenübertragung, auch in Kombination verschiedener Verfahren ist zulässig, die die Ton- und Bild-Übertragung aller Redebeiträge der online teilnehmende Mitglieder von und an diese garantiert, sodass Rede-, Antrags-, Stimm- und Auskunftsrecht der (online) teilnehmenden Mitglieder uneingeschränkt gesichert sind.
c. Die Technik bzw. Plattform muss für alle Mitglieder verfügbar sein oder verfügbar gemacht werden. Erforderliche Software muss frei verfügbar sein bzw. vom Verein kostenfrei gestellt werden. Die Anforderungen, die an jedes Mitglied gestellt werden, sind der Besitz eines PCs und/oder eines Smartphones sowie eines Internetzugangs mit E-Mail-Adresse.
d. Die Plattform muss es erlauben, dass nicht stimmberechtigte Mitglieder an der Versammlung teilnehmen ohne sich gleichzeitig auch an Abstimmungen (auch Wahlen) beteiligen zu können.
e. Mehrfachstimmrechte durch Vertretungsbefugnisse müssen durch die Plattform ermöglicht werden.
f. Die technischen und organisatorischen Bedingungen für eine virtuelle Form werden mit der Einberufung bekannt gegeben sodass ein Mitglied alle nötigen Voraussetzung für eine Teilnahme schaffen kann.
g. Mitglieder müssen gleichzeitig unter Nutzung elektronischer Kommunikationsmittel virtuell anwesend sein. Die Anwesenheit gilt, wenn sich das Mitglied über die genutzte Plattform als anwesend bestätigt hat.
h. Mitglieder erhalten die Zugangsdaten zum virtuellen Versammlungsraum spätestens drei Tage vor Beginn der Versammlung. Mitglieder sind verpflichtet, übermittelte Zugangsdaten keinem Dritten zugänglich zu
machen und unter Verschluss zu halten.
Begründung zum Satzungsänderungsvorschlag:
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Der Satzungsänderungsvorschlag ergänzt bisherige Regelungen der Satzung bezüglich virtueller Mitgliederversammlungen hinsichtlich der geänderten Gesetzeslage mit dem „Gesetz zur Ermöglichung hybrider und virtueller Mitgliederversammlungen (MV) im Vereinsrecht“ (Deutscher Bundestag, Drucksache 20/5585 vom 8.02.2023).
Mit der Neuregelung werden virtuelle und hybride Mitgliederversammlung möglich, ohne dass die Satzung eine entsprechende Voraussetzung schaffen muss.
Die Regelung lehnt sich an die mittlerweile ausgelaufene Sonderregelung des § 5 Abs. 2 Nr. 1 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (GesRuaCOVBekG) an.
Die Gesetzesneuregelung verlangt für eine rein virtuelle MV einen Beschluss der Mitgliederversammlung. Dieser ist durch eine entsprechende Satzungsregelung verzichtbar.
Eine unterschiedliche Satzungsregelungen, wie hier vorgeschlagen, kann allerdings sinnvoll sein. Damit werden rechtliche Unsicherheiten der Neuregelungen beseitigt und sichtbare Regelungen geschaffen, auf die sich alle Mitglieder einstellen können und deren Einhaltung gewährleistet ist. Diesbezüglich ist der neu geschaffene § 9 Abs. 13 relevant.
Zudem wird mit dem Satzungsänderungsvorschlag einem Urteil des Oberlandesgericht (OLG) Hamm Rechnung getragen, bezüglich der Anforderungen an entsprechende Satzungsregelungen (Beschluss vom 4.08.2022, 27 W 58/22).
Die Entscheidung des OLG zeigt außerdem, dass die Umsetzung einer hybriden Versammlung meist deutlich anspruchsvoller ist als die einer rein virtuellen Versammlung. Deshalb erfolgt eine Änderung der bisherigen Satzungsregelung um den Ausschluss hybrider Mitgliederversammlungen mit dem neu geschaffenen § 9 Abs. 12.