1. Der Vorstand der FeM
1.1. Beschreibung
- Der Vorstand ist das oberste Organ des Vereins. Er besteht laut Satzung aus drei bis fünf jährlich durch die Mitgliederversammlung mit einfacher Mehrheit zu wählenden Personen.
1.2. Verantwortlichkeiten
- Repräsentation des Vereins in der Öffentlichkeit
- Strategische Entwicklung des Vereins
- Kontinuierliche Ablage von Rechenschaft gegenüber Vereinsmitgliedern
- Gewinnung von Fördermitgliedern und Sponsoren
- Lobbyarbeit an der TU Ilmenau und bei Firmen sowie Herstellung von Kontakten
- Motivation der Mitglieder
- Verwaltung der Finanzen in Zusammenarbeit mit dem Ressort Finanzen und Recht
- Entwicklung von Ideen und Visionen
1.3. Kompetenzen
- Nach Außen Alleinvertretungsberechtigt
- Richtlinienkompetenz
- Letzte Entscheidungsinstanz innerhalb des Vereins
1.4. Amtierender Vorstand
- Den aktuell amtierenden Vorstand findet man im Impressum.
2. Die Management-Runde
- Dient zur Koordination sämtlicher Teilaktivitäten des Vereins und zum Informationsaustausch
- Mitglieder: Ressortmanager + Vorstand
- sollte sich wöchentlich Treffen
- öffentliches Ergebnisprotokoll
- schlägt eine Tagesordnung für die wöchentliche Versammlung vor
- Beschlüsse mit einfacher Mehrheit; bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des Vorstandes; Vorstand hat Vetorecht
- letzte Instanz zur Problemlösung, aber Subsidiaritätsprinzip
3. Die Verantwortlichen Positionen
3.1. Allgemeines
- Maximal eine Funktion in der Management-Runde und normale Mitarbeit
- nicht mehr als 3 Projekte leiten
3.1.1. Verantwortlichkeiten
- Verantwortlich für die Erfüllung der Aufgaben des unterstellten Verantwortungsbereiches
- Probleme innerhalb des Verantwortungsbereiches erkennen, Lösungen entwickeln und Maßnahmen zur Problemlösung ergreifen
- Ziele des Vereins durch Unterziele konkretisieren und Aufgaben des Verantwortungsbereiches definieren
- Ziele und Aufgabenerfüllung kontrollieren und Hinwirkung auf die Einhaltung der Ziele
- Kontaktinformationen über Mitarbeiter des Verantwortungsbereiches sammeln, aktuelle halten und zur Verfügung stellen
- Koordination der Tätigkeit der Mitarbeiter im Verantwortungsbereich vornehmen
- Gewinnung und Dokumentation von Wissen
- In Zusammenarbeit mit Personalwesen und Verwaltung Aufgabenbezogen Mitarbeiter suchen und für die Mitarbeit im Verantwortungsbereich gewinnen
- Überwachung der CI sowie der allgemein anerkannten Normen und Werte der FeM
- Ermittlung des zeitlichen, personellen und finanziellen Bedarfes des eigenen Verantwortungsbereiches
3.1.2. Kompetenzen
- Erhält eine personenbezogene Emailadresse (Name@FeM)
- Verfügung über das zugeteilte Budget zur Erfüllung des Tagesgeschäftes
- Pflege und Nutzung bestehender Kontakte des Vereins zur Erfüllung der Aufgaben
- Delegation von Verantwortung und Kompetenzen
3.2. Die Ressortmanager
3.2.1. Allgemeines
3.2.1.1. weitere Verantwortlichkeiten
- Inventur des dem Verantwortungsbereich unterstehenden Eigentums der FeM (+Pflege und Wartung)
- Erarbeitung, Dokumentation, Überprüfung und Anpassung von wiederkehrenden Arbeitsabläufen
- Regelmäßiger Bericht über Tätigkeiten des Ressorts in der Management-Runde
3.2.1.2. weitere Kompetenzen
- erhalten funktionsbezogene Mailingliste
- erhalten funktionsbezogenen PGP-Key
- Stimmberechtigt in der Manager-Runde
- Entscheidungsvorbereitung für den Management-Runde bzw. den Vorstand
- Treffen von verbindlichen Absprachen mit anderen Ressorts gegebenenfalls unter Einbeziehung des Vorstandes
3.2.2. Besondere Aufgaben des Projektmanagers (PM)
3.2.2.1. weitere Verantwortlichkeiten
- Berechtigung zum Anfordern Ressortübergreifender Dienstleistungen (z.B. Mailinglisten, Technik, Kampagnen, Schulungen, ...)
- Einweisung der Projektleiter und Unterstützung
3.2.2.2. weitere Kompetenzen
- Finanzhoheit über Projekte
- Vorschlagsrecht zur Projektgenerierung und Projektbeendigung
3.3. Der Projektleiter (PL)
3.3.1. weitere Verantwortlichkeiten
- Verantwortung für das Projekt als Ganzes
- Regelmäßiger Bericht über Tätigkeiten des Projektes an den Projektmanager
- Dokumentation des Projektes (Zwischen- und Endberichte)
- Führung der Mitarbeiter (Anleitung, Unterstützung)
3.3.2. weitere Kompetenzen
- Vorschläge zur Anerkennung der Vereinsarbeit als Studienleistungen sammeln, begründen, weiterleiten und überwachen
- Einsicht in die finanzielle Lage des Projektes (Plan, aktuelle Mittel)
- Vorschlagsrecht zur Mittelverwendung gegenüber dem Projektmanager
- Treffen von verbindlichen Absprachen mit anderen Ressortmanagern und Projektleitern. Gegebenenfalls unter Einbeziehung des Projektmanagers.
- Erhalten projektbezogene Mailingliste
- Erhalten nach Bedarf projektbezogene PGP-Keys
4. Ressorts
4.1. Technik
4.1.1. Aufgaben
- Erfüllung der technischen Bedürfnisse der Ressorts und von Projekten
- Technik - Materialwirtschaft
- Technik umfasst Netztechnik und sonstige Technik (wie z.B.: Fax, Tageslichtschreiber, ...)
- Ermittlung und Auswahl geeigneter Technik
- Beschaffung der Technik (in Abstimmung mit dem Vorstand und dem Ressort Finanzen und Recht)
- Inventarisierung der Technik
- Bedarfsgerechter Einsatz der Technik und Bereitstellung für andere Ressorts und Projekte
- Gewährleistung der Funktion von kritischen Diensten im Netz (Router, DNS, WINS, DHCP, Proxies, Server)
- Ermittlung und Bereitstellung von aktuellen Zahlen zum FeM-Net (insbesondere Nutzer, Ports, Traffic)
- Dokumentation der Konfiguration (auch Passwörter)
4.2. Projektmanagement
4.2.1. Aufgaben
- Überwachung und Koordination von Projekten
4.3. Marketing
4.3.1. Aufgaben
- Erarbeitung und Weiterentwicklung der Corporate Identity (CI) und des Corporate Designs des Vereins
- Überwachung des CD in allen Medien
- Erarbeitung von Vorlagen für das Tagesgeschäft (u.A. Briefköpfe, Visitenkarten, Plakate, Stempel, Folien, Präsentationen, Webseiten)
- Design, Beschaffung und Bestimmung der Verwendung von Incentives bzw. Werbegeschenken (u.A. Aufkleber, Shirts, Mousepads, Kaffee-Becher, Banner, Kugelschreiber)
- Pressearbeit
- Pflege des Pressespiegels
- Verfassung von Pressemitteilungen in Zusammenarbeit mit Projekt-Teams und dem Vorstand
- Unterstützung der Projekt-Teams und anderer Ressorts bei der Promotion mit
- Plakaten, Flyern, anderem nach Bedarf und Abstimmung
- Kreativität soll im Marketing-Ressort gepflegt werden. Teams liefern Fakten als Input
4.4. Personalwesen/Verwaltung
4.4.1. Aufgaben
- Admins übernehmen insbesondere die Aufgaben der Mitgliederverwaltung, der User-Betreuung und der Werbung von aktiven Mitgliedern wahr
- Richtwert: je 100 Mitglieder ein Admin
- Mitgliederverwaltung
- An-/Abmeldung am FeM-Net (inkl. Patchen und Port freischalten)
- User betreuen
- Antwort auf Probleme der User finden
- Recruting von aktiven Mitgliedern
- Werben (News, persönliche Anspreche, ?Stellenanzeigen?, ...)
- Auswahl geeigneter Personen
- Ermittlung von Anforderungsprofilen für Ressortleiter
- Personalentwicklung
- Vorbereitung und Durchführung von Schulungen sowohl für (aktive) Mitglieder als auch für sonstige Interessenten
- Organisation von Seminaren und Referenten
- Allgemeine Organisation
- Materialverwaltung (was nicht in das Ressort Technik fällt)
- Organisation von Räumen, sonstiger Materialien, ...
- was sonst noch so zu Organisieren ist
- Hinweis: Events sind Projekte !
4.5. Finanzen und Recht
- Ressort-Leiter ist gleichzeitig Vorstandsmitglied
4.5.1. Aufgaben im Teilgebiet Finanzen
- Inventur veranlassen und auswerten
- Finanz- und Anlagenbuchhaltung
- Mahnwesen
- Finanzplanung
- Controlling (insbesondere Budgetierung und Kostenrechnung)
4.5.2. Aufgaben im Teilgebiet Recht
- Allgemeine und konkrete rechtliche Fragen klären
- Kontakt zu Anwälten und Amtsgericht pflegen
- Überwachung der Einhaltung der geltenden Gesetze innerhalb der FeM
- Prüfung von Satzungsänderungen auf Konformität zu bestehenden Gesetzen und der Semantik
- Allgemeine Rechtsauskünfte zu für die FeM relevanten Themen einholen
