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Vereinsstruktur der Forschungsgemeinschaft elektronische Medien

1. Der Vorstand der FeM

2. Die Management-Runde

3. Die verantwortlichen Positionen

4. Ressorts

Die Vereinstruktur der FeM e.V.

1. Der Vorstand der FeM

1.1. Beschreibung

  • Der Vorstand ist das oberste Organ des Vereins. Er besteht laut Satzung aus drei bis fünf jährlich durch die Mitgliederversammlung mit einfacher Mehrheit zu wählenden Personen.

1.2. Verantwortlichkeiten

  • Repräsentation des Vereins in der Öffentlichkeit
  • Strategische Entwicklung des Vereins
  • Kontinuierliche Ablage von Rechenschaft gegenüber Vereinsmitgliedern
  • Gewinnung von Fördermitgliedern und Sponsoren
  • Lobbyarbeit an der TU Ilmenau und bei Firmen sowie Herstellung von Kontakten
  • Motivation der Mitglieder
  • Verwaltung der Finanzen in Zusammenarbeit mit dem Ressort Finanzen und Recht
  • Entwicklung von Ideen und Visionen

1.3. Kompetenzen

  • Nach Außen Alleinvertretungsberechtigt
  • Richtlinienkompetenz
  • Letzte Entscheidungsinstanz innerhalb des Vereins

1.4. Amtierender Vorstand

  • Den aktuell amtierenden Vorstand findet man im Impressum.

2. Die Management-Runde

  • Dient zur Koordination sämtlicher Teilaktivitäten des Vereins und zum Informationsaustausch
  • Mitglieder: Ressortmanager + Vorstand
  • sollte sich wöchentlich Treffen
  • öffentliches Ergebnisprotokoll
  • schlägt eine Tagesordnung für die wöchentliche Versammlung vor
  • Beschlüsse mit einfacher Mehrheit; bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des Vorstandes; Vorstand hat Vetorecht
  • letzte Instanz zur Problemlösung, aber Subsidiaritätsprinzip

 

3. Die Verantwortlichen Positionen

3.1. Allgemeines

  • Maximal eine Funktion in der Management-Runde und normale Mitarbeit
  • nicht mehr als 3 Projekte leiten

3.1.1. Verantwortlichkeiten

  • Verantwortlich für die Erfüllung der Aufgaben des unterstellten Verantwortungsbereiches
  • Probleme innerhalb des Verantwortungsbereiches erkennen, Lösungen entwickeln und Maßnahmen zur Problemlösung ergreifen
  • Ziele des Vereins durch Unterziele konkretisieren und Aufgaben des Verantwortungsbereiches definieren
  • Ziele und Aufgabenerfüllung kontrollieren und Hinwirkung auf die Einhaltung der Ziele
  • Kontaktinformationen über Mitarbeiter des Verantwortungsbereiches sammeln, aktuelle halten und zur Verfügung stellen
  • Koordination der Tätigkeit der Mitarbeiter im Verantwortungsbereich vornehmen
  • Gewinnung und Dokumentation von Wissen
  • In Zusammenarbeit mit Personalwesen und Verwaltung Aufgabenbezogen Mitarbeiter suchen und für die Mitarbeit im Verantwortungsbereich gewinnen
  • Überwachung der CI sowie der allgemein anerkannten Normen und Werte der FeM
  • Ermittlung des zeitlichen, personellen und finanziellen Bedarfes des eigenen Verantwortungsbereiches

3.1.2. Kompetenzen

  • Erhält eine personenbezogene Emailadresse (Name@FeM)
  • Verfügung über das zugeteilte Budget zur Erfüllung des Tagesgeschäftes
  • Pflege und Nutzung bestehender Kontakte des Vereins zur Erfüllung der Aufgaben
  • Delegation von Verantwortung und Kompetenzen

3.2. Die Ressortmanager

3.2.1. Allgemeines

3.2.1.1. weitere Verantwortlichkeiten
  • Inventur des dem Verantwortungsbereich unterstehenden Eigentums der FeM (+Pflege und Wartung)
  • Erarbeitung, Dokumentation, Überprüfung und Anpassung von wiederkehrenden Arbeitsabläufen
  • Regelmäßiger Bericht über Tätigkeiten des Ressorts in der Management-Runde
3.2.1.2. weitere Kompetenzen
  • erhalten funktionsbezogene Mailingliste
  • erhalten funktionsbezogenen PGP-Key
  • Stimmberechtigt in der Manager-Runde
  • Entscheidungsvorbereitung für den Management-Runde bzw. den Vorstand
  • Treffen von verbindlichen Absprachen mit anderen Ressorts gegebenenfalls unter Einbeziehung des Vorstandes

3.2.2. Besondere Aufgaben des Projektmanagers (PM)

3.2.2.1. weitere Verantwortlichkeiten
  • Berechtigung zum Anfordern Ressortübergreifender Dienstleistungen (z.B. Mailinglisten, Technik, Kampagnen, Schulungen, ...)
  • Einweisung der Projektleiter und Unterstützung
3.2.2.2. weitere Kompetenzen
  • Finanzhoheit über Projekte
  • Vorschlagsrecht zur Projektgenerierung und Projektbeendigung

3.3. Der Projektleiter (PL)

3.3.1. weitere Verantwortlichkeiten

  • Verantwortung für das Projekt als Ganzes
  • Regelmäßiger Bericht über Tätigkeiten des Projektes an den Projektmanager
  • Dokumentation des Projektes (Zwischen- und Endberichte)
  • Führung der Mitarbeiter (Anleitung, Unterstützung)

3.3.2. weitere Kompetenzen

  • Vorschläge zur Anerkennung der Vereinsarbeit als Studienleistungen sammeln, begründen, weiterleiten und überwachen
  • Einsicht in die finanzielle Lage des Projektes (Plan, aktuelle Mittel)
  • Vorschlagsrecht zur Mittelverwendung gegenüber dem Projektmanager
  • Treffen von verbindlichen Absprachen mit anderen Ressortmanagern und Projektleitern. Gegebenenfalls unter Einbeziehung des Projektmanagers.
  • Erhalten projektbezogene Mailingliste
  • Erhalten nach Bedarf projektbezogene PGP-Keys

 

4. Ressorts

4.1. Technik

4.1.1. Aufgaben

  • Erfüllung der technischen Bedürfnisse der Ressorts und von Projekten
  • Technik - Materialwirtschaft
    • Technik umfasst Netztechnik und sonstige Technik (wie z.B.: Fax, Tageslichtschreiber, ...)
    • Ermittlung und Auswahl geeigneter Technik
    • Beschaffung der Technik (in Abstimmung mit dem Vorstand und dem Ressort Finanzen und Recht)
    • Inventarisierung der Technik
    • Bedarfsgerechter Einsatz der Technik und Bereitstellung für andere Ressorts und Projekte
    • Wartung der Technik
  • Gewährleistung der Funktion von kritischen Diensten im Netz (Router, DNS, WINS, DHCP, Proxies, Server)
  • Ermittlung und Bereitstellung von aktuellen Zahlen zum FeM-Net (insbesondere Nutzer, Ports, Traffic)
  • Dokumentation der Konfiguration (auch Passwörter)

4.2. Projektmanagement

4.2.1. Aufgaben

  • Überwachung und Koordination von Projekten

4.3. Marketing

4.3.1. Aufgaben

  • Erarbeitung und Weiterentwicklung der Corporate Identity (CI) und des Corporate Designs des Vereins
  • Überwachung des CD in allen Medien
  • Erarbeitung von Vorlagen für das Tagesgeschäft (u.A. Briefköpfe, Visitenkarten, Plakate, Stempel, Folien, Präsentationen, Webseiten)
  • Design, Beschaffung und Bestimmung der Verwendung von Incentives bzw. Werbegeschenken (u.A. Aufkleber, Shirts, Mousepads, Kaffee-Becher, Banner, Kugelschreiber)
  • Pressearbeit
    • Pflege des Pressespiegels
    • Verfassung von Pressemitteilungen in Zusammenarbeit mit Projekt-Teams und dem Vorstand
  • Unterstützung der Projekt-Teams und anderer Ressorts bei der Promotion mit
    • Plakaten, Flyern, anderem nach Bedarf und Abstimmung
    • Kreativität soll im Marketing-Ressort gepflegt werden. Teams liefern Fakten als Input

4.4. Personalwesen/Verwaltung

4.4.1. Aufgaben

  • Admins übernehmen insbesondere die Aufgaben der Mitgliederverwaltung, der User-Betreuung und der Werbung von aktiven Mitgliedern wahr
  • Richtwert: je 100 Mitglieder ein Admin
  • Mitgliederverwaltung
    • Ein-/Austritt
    • An-/Abmeldung am FeM-Net (inkl. Patchen und Port freischalten)
    • Datenänderung / Umzug
    • Mahnungen auslösen
  • User betreuen
    • FAQ pflegen
    • Antwort auf Probleme der User finden
  • Recruting von aktiven Mitgliedern
    • Werben (News, persönliche Anspreche, ?Stellenanzeigen?, ...)
    • Auswahl geeigneter Personen
    • Ermittlung von Anforderungsprofilen für Ressortleiter
  • Personalentwicklung
    • Vorbereitung und Durchführung von Schulungen sowohl für (aktive) Mitglieder als auch für sonstige Interessenten
    • Organisation von Seminaren und Referenten
  • Allgemeine Organisation
    • Materialverwaltung (was nicht in das Ressort Technik fällt)
    • Organisation von Räumen, sonstiger Materialien, ...
    • was sonst noch so zu Organisieren ist
    • Hinweis: Events sind Projekte !

4.5. Finanzen und Recht

  • Ressort-Leiter ist gleichzeitig Vorstandsmitglied

4.5.1. Aufgaben im Teilgebiet Finanzen

  • Inventur veranlassen und auswerten
  • Finanz- und Anlagenbuchhaltung
  • Mahnwesen
  • Finanzplanung
  • Controlling (insbesondere Budgetierung und Kostenrechnung)

4.5.2. Aufgaben im Teilgebiet Recht

  • Allgemeine und konkrete rechtliche Fragen klären
  • Kontakt zu Anwälten und Amtsgericht pflegen
  • Überwachung der Einhaltung der geltenden Gesetze innerhalb der FeM
  • Prüfung von Satzungsänderungen auf Konformität zu bestehenden Gesetzen und der Semantik
  • Allgemeine Rechtsauskünfte zu für die FeM relevanten Themen einholen